Régimen Especial - con oferta - Edición de los términos de referencia

Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación de pliegos del proceso. Estos son un formulario de 6 secciones: información general, configuración, cuestionario, evaluación, documentos del proceso y documentos de la oferta. 

1. Información general
En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos así: 
a. En “Proceso” seleccione la opción selección de comisionista, organismos multilaterales o urgencia manifiesta. Si ninguna de las anteriores aplica, seleccione régimen especial.  
b. En “Descripción” escriba el objeto del Proceso de Contratación, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
c. “Relacionar con otro proceso” le permite hacer visible el enlace de algún Proceso de Contratación que esté relacionado con el Proceso que usted está creando. 
d.“Con fase de presentación de ofertas” Indique “Si” o “No” dependiendo de si va a recibir ofertas a través del SECOP II o no. Cuando termine de diligenciar la sección de “Información general” este paso no es reversible. Si cambia su selección debe cancelar ese Proceso y crear otro.

En “Clasificación del bien o servicio” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará el Proceso de Contratación. Puede seleccionar un código principal y varios códigos secundarios. Recuerde que puede usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle mejora la calidad de la información.

f. El campo “Plan Anual de Adquisiciones” es para asociar el Proceso de Contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar”, el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que se relacionan con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del Proceso de Contratación y corresponden con la modalidad de selección. 
Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”.

Si no encuentra la línea correspondiente en el PAA, pero sabe que la incluyó, borre el filtro de códigos, búsquela manualmente y luego confirme. Si no hay una línea en el PAA que corresponda al Proceso de Contratación, marque que el Proceso NO es una adquisición del PAA
g. En “Información del contrato” Seleccione el tipo de contrato, por ejemplo, prestación de servicios, en la “Justificación de la modalidad de contratación” seleccione “Regla aplicable” y establezca la duración estimada del contrato en días, meses o años.

El campo “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación (Área de compras) que creó el usuario administrador al configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
i. “Acuerdos comerciales”. Debe indicar si el Proceso de Contratación está sujeto a los Acuerdos Comerciales. Si es el caso, marque “SI” y haga clic en “Agregar Acuerdo Comercial”. La plataforma muestra la lista de los Acuerdos Comerciales. Seleccione los que corresponda y haga clic en “Agregar”. 
j. “Documentos internos”. Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general.
k. “Configuración del equipo y flujo de aprobación”: Esta opción sólo es visible si en la configuración de la cuenta de la Entidad Estatal se activó la opción para trabajar con flujos de aprobación y si existe un equipo de usuarios que debe aprobar actividades concretas para adelantar el Proceso de Contratación.
Guarde los cambios y haga clic en “Continuar”.

2. Configuración
En la sección “Configuración” del pliego de condiciones electrónico diligencie la siguiente información:
a. “Cronograma”: En el cronograma establezca las fechas de los hitos del Proceso de Contratación. Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional, y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el Cronograma establecido. Si marcó que recibirá ofertas a través del SECOP II (seleccionó “Sí” en la opción “Con fase de presentación de ofertas”) usted verá el siguiente cronograma. Indique la fecha límite para la presentación de ofertas; una vez finalice este tiempo, desaparecerá el botón de presentación de ofertas para los Proveedores del Proceso y no podrán enviar más ofertas a través del SECOP II, ingrese las demás fechas del proceso. Recuerde que las fechas de firma e inicio de ejecución del contrato son estimadas y no crearán ningún tipo de bloqueo en la plataforma.

b. Configuración Financiera: Diligencie aquí la información relativa al plan de pagos, el pago de anticipos, su respectivo plan de amortización y las garantías solicitadas para el proceso de contratación.

c. Lotes: Indique si el Proceso tiene lotes o segmentos. Si los tiene, haga clic en “Si” en el campo “Definir valor estimado por lote”. Puede ingresar la información de los lotes manualmente o desde una plantilla de Excel o PDF (esto si tiene muchos lotes). 
Para hacerlo manualmente haga clic en “Pulse para añadir un lote” y escriba el valor de cada lote en la casilla de valor estimado. Usted puede hacer clic en “editar” y cambiar los nombres de los lotes. El SECOP II por defecto los numera.

Para cargar la información de los lotes masivamente desde Excel o PDF, haga clic en “Descargar plantilla”.

Cuando descarga la plantilla, esta asume como título el identificador del Proceso de Contratación. No debe cambiar el título. Esto para que el sistema reconozca a qué Proceso corresponde la plantilla. Para cada Proceso de Contratación el usuario tiene que descargar la plantilla de importación de lotes. Cada lote debe corresponder a una hoja diferente dentro de la plantilla en Excel/ODF. El nombre de la hoja es el nombre del lote. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación. Para evitar errores, es recomendable usar la opción Mover o Copiar al crear una hoja para cada lote. 
Cada hoja del archivo tiene una tabla donde la Entidad Estatal debe ingresar la información de insumo para que los Proveedores hagan su oferta económica (referencia del bien o servicio, código del Clasificador de Bienes y Servicios, descripción del bien o servicio a adquirir, cantidad, unidad y precio unitario estimado). Esta plantilla hace las veces de formato de oferta económica de la Entidad. 
Si requiere solicitar información adicional al Proveedor puede incluir en la lista de precios del cuestionario formatos donde el Proveedor debe establecer esta información.
En el campo de comentarios es recomendable aclarar las especificaciones que debe tener en cuenta el Proveedor para hacer su oferta (impuestos en particular). Cuando comience el plazo para la presentación de ofertas, el Proveedor incluirá su oferta económica también en precios unitarios al lado del campo “Precio unitario estimado”. La plataforma multiplica este precio unitario por la cantidad para calcular el valor total de la oferta. 

Luego de tener todos los lotes configurados en la plantilla, usted debe guardar el archivo en su computador. Para realizar la importación de la plantilla haga clic en “Usar Excel” y luego en “Importar lotes y precios”. Haga clic en la opción de sustituir los datos. Luego haga clic en “Confirmar” para cargar la plantilla desde su computador.

El SECOP II le muestra un mensaje de éxito indicando que la información de los lotes fue cargada correctamente. En la sección de cuestionario podrá validar la información cargada para la oferta económica de cada lote. Si el Proceso no tiene lotes, continúe con el siguiente campo.

d. Precios: Ingrese el valor estimado del Proceso de Contratación. Si el proceso de Contratación tiene lotes, el SECOP II calcula automáticamente el valor estimado del Proceso de acuerdo con el valor y cantidad de artículos ingresados en la información de los lotes. Si selecciona la opción “Utilice lista de precios”, este valor se diligenciará automáticamente como la suma de los valores de los bienes y servicios a contratar que usted indique en la sección 3 “Cuestionario”.

e. Información presupuestal: Diligencie aquí la información relativa a la destinación del gasto y al origen de los recursos. En destinación del gasto indique si el Proceso de Contratación ejecuta gastos de funcionamiento o de inversión. Tenga en cuenta que, si selecciona inversión, SECOP II habilitará en el contrato los campos Código BPIN y Año de vigencia. Usted podrá asociar y consultar la información de los procesos contractuales financiados con recursos de inversión. En origen de los recursos indique si son recursos propios, de regalías, del presupuesto nacional, territorial, de crédito, etc. Si los recursos son de varias fuentes, indique la fuente de recursos que tiene mayor peso dentro del proceso de contratación. 
Luego marque “Si” en caso de que su Entidad Estatal esté registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera). El SECOP II tiene interoperabilidad con SIIF y permite verificar si el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ingresado para el Proceso existe y si tiene saldo suficiente. Haga clic en” Agregar código” para ingresar el CDP o el código de la vigencia futura con el que la Entidad va a pagar el valor del contrato. Si la Entidad está registrada en SIIF, debe diligenciar los campos código y saldo a comprometer y el SECOP II completa automáticamente el saldo. Si la Entidad no hace parte del SIIF, debe diligenciar todos los campos. Para finalizar haga clic en “Crear”.

Luego de crear, haga clic en “Validar” y si es una Entidad registrada en SIIF, haga clic en “Consultar SIIF”.
f. En “Configuraciones avanzadas” usted puede establecer el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor en su oferta o indicar si exige muestras para el proceso. 
Recuerde hacer clic en “Guardar” para continuar con el siguiente formulario. 

3. Cuestionario
En la sección 3 “Cuestionario” del pliego de condiciones usted debe indicar los requisitos que los Proveedores deben presentar con la oferta. Si el Proceso de Contratación no es competitivo, esta sección se refiere a la información que debe entregar el contratista previo al contrato, de acuerdo con los procedimientos de contratación directa establecidos por la Entidad Estatal. 
SECOP II permite solicitar documentos al Proveedor o hacer preguntas específicas y agrupar la información que usted está solicitando en secciones.
La plataforma trae por defecto una pregunta llamada “Lista de precios” la cual sirve para pedir al Proveedor su oferta económica. Para mantener el orden de su cuestionario, por ahora elimine la pregunta (la incluiremos más adelante después de los requisitos habilitantes del proceso). Para eliminar la pregunta haga clic en la casilla correspondiente y luego en “Borrar seleccionado”.
Para agregar una sección, haga clic en “Agregar sección” en el menú ubicado en la parte superior de la pantalla. Incluya un nombre para la sección (por ejemplo “Documentos solicitados”) y luego haga clic “Confirmar” 

Para solicitar documentos o información al Proveedor, correspondientes a esa sección, haga clic en “Opciones” en frente de la sección correspondiente y luego en “Agregar pregunta”, seleccione el tipo de pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”) y haga clic en “Siguiente”. El tipo de preguntas que incluya depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar preguntas numéricas para solicitar algún indicador, preguntas lógicas (de SI o NO) para verificar si los Proveedores están incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad; o preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta). En el campo “Pregunta” incluya el documento a solicitar (por ejemplo “Adjunte la cédula de ciudadanía del representante legal). 
Para cada solicitud usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencie la oferta, la plataforma sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las solicitudes marcadas como obligatorias. Las preguntas obligatorias se refieren a la información o los documentos no subsanables. Para cada tipo de pregunta se habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar. 

Haga clic en “Confirmar”. Repita este procedimiento para todos los documentos que va a solicitar al Proveedor.

Ya no es necesario que usted solicite a través del cuestionario el certificado de existencia y representación legal ni el RUP a los Proveedores, pues el SECOP II le permite consultar ambos documentos en tiempo real buscando el perfil del proveedor desde el “Directorio SECOP”. Para hacerlo, ingrese a “Menú”, y haga clic en “Directorio SECOP”. Luego ingrese el nombre del Proveedor o el NIT. Si desea conocer el paso a paso para consultar estos documentos, ingrese al canal de YouTube de Colombia Compra Eficiente y busque la cápsula ¨Cómo consultar el RUP y el Certificado de Existencia y representación Legal en el SECOP II¨.
Si usted quiere hacer cambios a una pregunta creada debe hacer clic en “Editar pregunta”. La plataforma habilita la edición de la pregunta y el usuario puede aplicar los cambios que requiera. 
Si el Proceso de Contratación tiene lotes, puede solicitar los mismos documentos habilitantes o de requisitos técnicos para todos los lotes. En ese caso las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted requiere solicitar información diferente en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde.

En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir como parte del cuestionario, los bienes o servicios a comprar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario a ofrecer en esta lista.   
Para configurar la lista de precios de su proceso de contratación, tiene varias opciones De acuerdo cómo sea determinado el valor del contrato: 
1. Cuando el valor del contrato esté determinado por el valor de la oferta económica ganadora puede hacerlo de las siguientes maneras:
a. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir (número de ítems de la lista de precios) no supere los cien ítems (100), incluya todos los bienes y servicios en la Lista de Precios de SECOP II.
b. Cuando el número de bienes y servicios a adquirir supere los cien ítems (100), cree una pregunta tipo lista de precios por el valor total de la oferta y solicite a través de “Requerir evidencias” un documento anexo con el detalle de la oferta para cada uno de los bienes y servicios a adquirir; en el título de la pregunta recuerde a los Proveedores diligenciar el formato adicional de la oferta solicitado por la Entidad. En los pliegos de condiciones, indique a los proveedores que el valor total de la lista de precios de SECOP II y el del documento adicional deben coincidir.
2. Cuando el valor del contrato este determinado por el presupuesto oficial del proceso, y la oferta económica es por precios unitarios o porcentajes de descuento (procesos por bolsa o a monto agotable): 
Cree una pregunta de tipo lista de precios por el valor del presupuesto oficial del proceso e indique a los Proveedores en el pliego de condiciones, que este es el valor que deben incluir en dicha lista. En la configuración de la pregunta, a través de “Requerir evidencias” solicite un documento anexo con el detalle de los precios unitarios o porcentajes de descuento correspondientes.
Tenga en cuenta, que el precio unitario ofrecido por el Proveedor en la pregunta “Lista de precios”, es contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta y determina el valor a adjudicar en el Proceso de Contratación. Por lo que, el valor que relaciona el Proveedor en SECOP II debe coincidir con el formato adicional a la oferta económica. 
NOTA: Si usted diligenció la información de los bienes y servicios a adquirir en cada lote mediante la plantilla de Excel, en la sección de configuración, no será necesario ingresarla nuevamente. A menos que requiera solicitar un formato adicional a la propuesta económica de SECOP II. Para ello haga clic en “Editar pregunta” y realice los cambios pertinentes.
Teniendo en cuenta las instrucciones ya señaladas, para agregar una pregunta tipo “Lista de precios”, haga clic en “Agregar Pregunta”, seleccione el tipo de pregunta y el SECOP II lo direcciona a un formulario. 
En el campo “Título” indique al Proveedor cómo debe presentar su oferta económica, por ejemplo; especifique si debe incluir IVA o cualquier otro gravamen y si debe diligenciar un formato adicional. Tenga en cuenta que, al momento de generar un contrato para el proponente adjudicatario, el SECOP II tomará como valor del contrato, el valor indicado por el Proveedor en la lista de precios. Por tanto, las ofertas deben incluir los gravámenes correspondientes.
En el campo “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta”, indique siempre ¨Sí¨ para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor.
Si va a solicitar un formato adicional al proveedor, en el campo “Requerir evidencias” marque “Si” e indíquele a los proveedores cual es el formato adicional que debe adjuntar con su propuesta económica. De lo contrario deje el campo marcado en “No”.
En “Configuración de columnas” seleccione “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”.

A continuación, incluya la información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del Clasificador de Bienes y Servicios (puede elegirlo en el buscador), descripción, cantidad, unidad de medida y precio unitario estimado. SECOP II calcula el precio total estimado multiplicando el precio unitario por la cantidad. Si su proceso tiene lotes, indique en la pregunta a cuál lote corresponde.

Para la creación de la pregunta tipo lista de precios, el SECOP II habilita máximo veinte líneas para ingresar la información de bienes o servicios. En todo caso si su proceso de contratación requiere más ítems/artículos usted puede agregarlos de forma manual, haciendo clic en “Agregar artículo”, o de forma masiva, a través de una plantilla de Excel. Para ello, haga clic en “Opciones”, seleccione “Exportar desde Excel”, SECOP II descarga a su computador la plantilla de lista de precios. 
Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta de lista de precios haga clic en “Opciones”, “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla.  Recuerde hacer clic en “Guardar”. 
El SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para ello, haga clic en “Guardar plantilla”; asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros usuarios la puedan utilizar.

Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso, podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas¨ y seleccionando la opción “Plantillas”.
Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección.

4. Evaluación 
En esta sección es donde usted va a definir cómo van a ser evaluadas las ofertas que reciba de los Proveedores.
En “Definir un modelo de evaluación para el proceso” haga clic en “Si” y en tipo de modelo de evaluación seleccione “Evaluación de varios criterios de selección”; elija el método de evaluación “Manual” y elija darle publicidad al modelo de evaluación.  Para definir los criterios de evaluación haga clic en “Editar/Ver regla”. Después en “Agregar criterio” y escriba el criterio correspondiente. Debe definir un porcentaje para cada criterio que sumados no superen el 100%. Si su proceso tiene lotes debe hacer este paso por cada uno de los lotes. 

A continuación, usted puede definir los factores de desempate que tendrá en cuenta en caso de existir empate entre las ofertas recibidas. Para ello haga clic en “Si” y luego en “Agregar factor”; agregue la descripción y el tipo de factor que corresponda, finalmente haga clic en “Confirmar”. Repita los pasos para agregar más factores de desempate. Si usted no va a definir factores de desempate elija “No”.

5. Documentos del proceso
En esta sección del formulario debe cargar los documentos que complementan la información diligenciada en las otras secciones, como por ejemplo los Estudios Previos. documento complementario y los anexos o fichas técnicas. 

Haga clic en “Anexar documento”, luego en buscar documento, seleccione los documentos correspondientes desde su computador y finalmente haga clic en “Anexar” y cuando el progreso de los documentos indique en verde ¨Documento anexo¨ haga clic en “Cerrar”. Puede ingresar tantos documentos como quiera. Recuerde que no debe duplicar la información; en esta sección puede cargar documentos con información complementaria a la suministrada en las secciones anteriores del pliego electrónico.

6. Documentos de la oferta
Esta sección sólo aparece si usted configuró el Proceso de Contratación para recibir ofertas a través del SECOP II. Usted encuentra una lista de documentos que pueden solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. Llenar esta sección es opcional. Usted puede elegir si solicita.
En esta sección del formulario encuentra una lista de documentos que pueden solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. El uso de esta sección es opcional. Sí usted solicitó los documentos en el cuestionario, tenga en cuenta no repetir documentos en ambas secciones. 
SECOP II le permite especificar si el Proveedor debe presentar el documento con la oferta o con el contrato.